Datenschutzinformation für die Saldeno-Anwendung
Stand: 6. Oktober 2026
Diese Information beschreibt den technischen Betrieb zum genannten Stand. Angaben „laut“ einem Anbieter stammen aus dessen eigenen Unterlagen. Die Rollen und Rechtsgrundlagen sind unsere interne rechtliche Einordnung; eine externe anwaltliche Prüfung hat nicht stattgefunden.
Worum es geht
Diese Information gilt für die Anwendung unter app.saldeno.de einschließlich ihrer Anmeldeseiten, ihre Schnittstelle unter api.saldeno.de und die Anmeldeseiten des Anmeldedienstes unter accounts.saldeno.de. Für die Website saldeno.de gilt deren eigene Datenschutzerklärung.
Saldeno befindet sich im Pilotbetrieb. Ein Zugang entsteht nur auf Einladung und nach Freigabe durch uns.
Wer verantwortlich ist
Till Rudrich, Saldeno
Uttenreuther Straße 4, 91077 Neunkirchen am Brand, Deutschland
E-Mail für Datenschutzanfragen: datenschutz@saldeno.de
Weitere Angaben im Impressum.
Für dein Konto, die Anmeldung und den sicheren Betrieb der Anwendung sind wir verantwortlich. Die Geschäftsdaten, die dein Betrieb in Saldeno verarbeitet — Belege, Rechnungen, Lieferanten, Artikel, Projekte und Kommissionen —, verarbeiten wir im Auftrag dieses Betriebs. Verantwortlich für diese Daten ist der Betrieb, der dich eingeladen hat. Grundlage ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die wir vor Beginn der Nutzung mit dem Betrieb schließen. Diese Rollenverteilung ist unsere interne rechtliche Einordnung.
Welche Daten verarbeitet werden
Konto und Anmeldung
- E-Mail-Adresse (erforderlich) und Passwort, freiwillig Vor- und Nachname. Das Passwort verwaltet unser Anmeldedienst Clerk; Saldeno selbst sieht und speichert es nicht.
- Im Pilot erfolgt die Anmeldung nach Einladung mit E-Mail-Adresse und Passwort. Die Anmeldung über Google oder GitHub ist deaktiviert.
- Sitzungsdaten: Zeitpunkte der Anmeldung, aktive Sitzungen und laut Clerk IP-Adresse, Browser, Gerätetyp sowie ein aus der IP-Adresse abgeleiteter ungefährer Ort.
- E-Mails zur Einladung und Bestätigung versendet Clerk mit einer Absenderadresse unter saldeno.de.
- In Saldeno selbst: E-Mail-Adresse, Name, Rolle, Zugehörigkeit zu deinem Betrieb, die Kennung deines Anmeldekontos, Einladungen sowie die Zeitpunkte, zu denen dein Zugang angelegt, geändert oder gesperrt wurde.
Geschäftsdaten deines Betriebs
- Hochgeladene Belege (PDF, PNG, JPEG) mit allem, was darauf steht — auch Namen, Anschriften, Bankverbindungen und Steuernummern von Lieferanten und deinem Betrieb sowie gegebenenfalls Namen von Ansprechpersonen.
- Daraus ausgelesene Daten — von euch geprüft oder beim Massenimport automatisch übernommen: Rechnungen, Positionen, Preise, Konditionen, Lieferanten, Artikel, Projekte und Kommissionen, Preisalarme und Einsparhinweise.
- Ein Änderungsprotokoll, das festhält, wer wann welche fachliche Änderung vorgenommen hat.
Technische Daten
- Jeder Aufruf der Anwendung und der Schnittstelle läuft über die Plattform von Railway. Deren Protokolle enthalten laut Railway unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufenen Pfad und Antwortstatus.
- Anwendungsprotokolle mit internen Kennungen (etwa von Betrieb, Nutzer oder Beleg) und Zählwerten, aber ohne Beleginhalte und ohne Dateinamen.
- Fehlerdiagnosen der Schnittstelle, beschränkt auf Fehlerart, Fehlerkategorie, Zeitpunkt und Umgebung (siehe Sentry unten).
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Interne rechtliche Einordnung, ohne externe anwaltliche Prüfung:
- Konto, Anmeldung und Bereitstellung der Anwendung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn du selbst oder dein Einzelunternehmen unser Vertragspartner bist. Nutzt du Saldeno für den Betrieb, bei dem du arbeitest, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, die vom Betrieb vereinbarte Anwendung seinen Mitarbeitenden sicher bereitzustellen.
- Geschäftsdaten deines Betriebs: Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO; die Rechtsgrundlage bestimmt der Betrieb als Verantwortlicher.
- Protokolle, Fehlerdiagnosen und Missbrauchsschutz: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, stabiler und nachvollziehbarer Betrieb.
- Sperr- und Löschnachweise nach dem Ende eines Zugangs: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, eine Sperre dauerhaft durchzusetzen und eine Löschung belegen zu können.
- Bearbeitung deiner Datenschutzanfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 12 bis 22 DSGVO.
Dienstleister und Verarbeitungsorte
Wir setzen für den Betrieb diese Dienstleister ein. Analyse- oder Werbedienste nutzen wir nicht.
Railway Corporation, San Francisco, USA
Betrieb der Anwendung, der Schnittstelle und der Datenbank in der Region EU West, Amsterdam, Niederlande; Plattformprotokolle. Laut Railway finden wesentliche Verarbeitungen unabhängig von der gewählten Region in den USA statt.
Clerk, Inc., USA
Anmeldung, Sitzungsverwaltung und E-Mails zur Anmeldung. Laut Clerk werden die Daten in den USA gespeichert (Google Cloud und Cloudflare). Die Anmeldeseiten werden über Cloudflare ausgeliefert, das dabei automatisierte Zugriffe erkennt.
Cloudflare, Inc., USA
Speicherung der hochgeladenen Belegdateien (Cloudflare R2), verschlüsselt im Ruhezustand. Für unseren Speicher wurde der Standort Westeuropa ermittelt. Laut Cloudflare ist eine solche Standortangabe keine Garantie; eine Bindung des Speicherorts an die EU ist für diesen Speicher nicht eingerichtet.
Anthropic (Vertragspartner im EWR: Anthropic Ireland, Limited)
Auslesen hochgeladener Belege mit dem KI-Modell Claude. Übertragen werden die vollständige Belegdatei, bei PDFs zusätzlich deren Textinhalt, und eine feste Arbeitsanweisung — keine Angaben zu deinem Konto. Laut Anthropic werden die Daten in den USA gespeichert, die Verarbeitung kann in Rechenzentren in den USA, Europa, Asien und Australien erfolgen. Für die direkte Schnittstelle nennt Anthropic normalerweise eine Löschung der Ein- und Ausgaben innerhalb von 30 Tagen; Ausnahmen bestehen unter anderem für gesetzliche Anforderungen und die Durchsetzung der Nutzungsrichtlinien. Als Verstoß markierte Inhalte können bis zu zwei Jahre, deren Prüfergebnisse bis zu sieben Jahre aufbewahrt werden. Laut Anthropic werden kommerzielle Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet; unsere Anbindung übermittelt kein Trainingsfeedback. Beim einzelnen Hochladen prüft dein Betrieb das Ergebnis vor der Buchung. Beim Massenimport kann Saldeno Rechnungen, bei denen alle Prüfungen eindeutig ausfallen, je nach eingestelltem Automatisierungsgrad deines Betriebs ohne weitere Bestätigung buchen.
Functional Software, Inc. (Sentry), USA
Fehlerdiagnosen der Schnittstelle. Übermittelt werden nur Fehlerart, eine Fehlerkategorie aus einer festen Liste, Zeitpunkt und Umgebung — keine Beleginhalte, keine Kennungen von Personen oder Betrieben, keine IP-Adressen von Nutzern. Speicherort der Fehlerereignisse ist laut Sentry Frankfurt; Konto- und Organisationsdaten von Sentry selbst liegen dort in den USA. Die Anwendung im Browser sendet keine Fehlerdiagnosen.
Übermittlung in Drittländer
Railway, Clerk, Cloudflare, Anthropic und Sentry haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort. Grundlage der Übermittlung ist laut den Unterlagen der Anbieter bei Railway, Clerk und Cloudflare das EU-US Data Privacy Framework, soweit dessen Voraussetzungen erfüllt sind, ersatzweise Standardvertragsklauseln der EU-Kommission; bei Sentry laut Anbieter ebenfalls das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln und bei Anthropic Standardvertragsklauseln. Diese Angaben haben wir den Unterlagen der Anbieter zum genannten Stand entnommen; eine Kopie der Garantien erhältst du auf Anfrage an datenschutz@saldeno.de.
Speicherdauer
- Konto: solange dein Zugang besteht. Danach siehe „Löschung und Ende des Zugangs“.
- Geschäftsdaten: solange dein Betrieb Saldeno nutzt und sie nicht löscht. Ein gelöschter Beleg lässt sich 24 Stunden lang wiederherstellen; danach wird er endgültig gelöscht, zusammen mit der daraus gebuchten Rechnung, ihren Positionen und ihrem Preisverlauf, und seine Datei in der Regel wenige Minuten später. Eine eigene Aufbewahrungsfrist für gelöschte Belege gibt es in der Anwendung nicht (zu Sicherungen siehe unten); ob und wie lange Rechnungen aufzubewahren sind, entscheidet dein Betrieb als Verantwortlicher.
- Plattformprotokolle bei Railway: laut Railway 30 Tage im verwendeten Pro-Tarif.
- Fehlerereignisse bei Sentry: laut Sentry 30 Tage im verwendeten Developer-Tarif. Eigene Konto- und Verwaltungsprotokolle des Anbieters unterliegen getrennten Regeln.
- Belegdaten bei Anthropic: laut Anthropic normalerweise bis zu 30 Tage, mit den oben genannten Ausnahmen.
- Daten bei Clerk: bis zur Löschung deines Anmeldekontos; eigene Fristen für interne Protokolle nennt Clerk nicht.
- Datensicherungen der Datenbank können gelöschte Daten enthalten, solange sie bestehen. Zum genannten Stand sind tägliche Sicherungen mit sechs Tagen und wöchentliche Sicherungen mit 27 Tagen Aufbewahrung eingerichtet. Hinzu kommen manuelle Sicherungen; für diese ist kein einheitlicher automatischer Ablauf belegt. Die Einrichtung eines Zeitplans allein belegt noch keinen ausgeführten Sicherungslauf. Datenbanksicherungen enthalten keine Belegdateien aus Cloudflare R2; gelöschte Dateien lassen sich dort laut Cloudflare nicht wiederherstellen.
Löschung und Ende des Zugangs
Dein Konto lässt sich nicht selbst in der Anwendung löschen. Schreib dafür an datenschutz@saldeno.de oder wende dich an deinen Betrieb. Wir sperren deinen Zugang dann sofort und widerrufen deine aktiven Sitzungen. Eine Sperre allein ist noch keine Löschung: Anschließend entfernen wir deinen Namen, ersetzen deine E-Mail-Adresse in Saldeno und löschen dein Konto nach Prüfung bestehender Aufbewahrungspflichten; dein Anmeldekonto bei Clerk löschen wir als letzten Schritt.
Die Geschäftsdaten deines Betriebs bleiben dabei erhalten, weil sie dem Betrieb gehören. Wird der ganze Betrieb gelöscht, entfernen wir nach seiner ausdrücklichen Freigabe dessen Daten, Belegdateien und Anmeldekonten. Was bleibt, sind knappe Nachweise — Kennungen, Vorgangsart und Zeitpunkte, keine Namen, E-Mail-Adressen oder Belege —, mit denen wir eine Sperre durchsetzen und die Löschung belegen. Nach unserer internen Regel bewahren wir diese Nachweise nach Abschluss eines Löschvorgangs 36 Monate auf und entfernen sie danach bei unserer regelmäßigen Prüfung, sofern kein offener Vorgang und keine noch bestehende Anmeldung sie braucht. Ist ein Anmeldekonto noch nicht gelöscht, bleibt seine Sperre auch nach diesen 36 Monaten bestehen.
Vor dem Ende der Nutzung kann dein Betrieb seine Geschäftsdaten selbst als ZIP-Archiv herunterladen: unter Einstellungen, „Datenexport“, mit der Rolle Administrator oder Geschäftsführung. Nach der Sperre deines Betriebs ist das nicht mehr möglich.
Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Schreib dafür an datenschutz@saldeno.de. Geht es um Geschäftsdaten deines Betriebs, wende dich bitte zuerst an den Betrieb; wir unterstützen ihn bei der Antwort.
Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Soweit wir deine Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Deinen Widerspruch kannst du an datenschutz@saldeno.de richten.
Pflichtangaben und automatisierte Entscheidungen
Ohne E-Mail-Adresse kann kein Konto angelegt werden; alle übrigen Angaben zu deiner Person sind freiwillig. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nach unserer internen Einordnung nicht statt: Ausgelesen und gegebenenfalls automatisch gebucht werden Einkaufsbelege; über Personen wird dabei nicht entschieden.
Zur Anmeldung.